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   2  Cahier des charges
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   5  :Organization: Linux-Nantes Association
   6  :Author: Saint-Genest Gwenaël (Hooligan0)
   7  :Version: $Id: Cahier_des_Charges.rest 12 2004-05-22 14:01:18Z hooligan0 $
   8  :Status: Proposed
   9  :Date: 06/11/2003
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  12  1. Objet
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  15  L'objet du projet GaseLL (pour Gestion d'Association en Logiciels Libres)
  16  est le développement d'une application de gestion d'association. Celle-ci
  17  doit être assez générique pour pouvoir être utilisée par tout type
  18  d'associations dont, entre autres, et sans que cela soit limitant ou exhaustif
  19  les LUGs et les garages associatifs.
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  21  --------------
  22  2. Contraintes
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  25  Un grand nombre d'associations étant géré par des personnes peu ou pas au
  26  fait de l'utilisation d'un outil informatique, l'application devra être
  27  simple d'accès (entre autre par son ergonomie: accès intuitif)
  28  
  29  Par esprit d'ouverture, le logiciel doit être écrit dans l'esprit du
  30  logiciel libre, ce qui oblige :
  31  
  32  - l'utilisation d'outils libres pour le développement,
  33  - l'ouverture du code (étude, adaptation, amélioration),
  34  - la possibilité pour n'importe qui d'utiliser le logiciel;
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  36  ------------------
  37  3. Fonctionnalités
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  40  Après étude du fonctionnement de plusieurs associations, une liste des
  41  fonctionnalités indispensables ou utiles a été réalisée.
  42  
  43  3.1 Gestion des personnes
  44  ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
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  46  Toute association est composée de personnes. Celles-ci sont connues et doivent
  47  pouvoir être identifiées par leurs noms/prenoms et éventuellement des
  48  informations complémentaires comme l'adresse, la ville, etc... Pour simplifier les
  49  traitements, à toute personne est attribuée un numéro unique : l'identifiant.
  50  
  51  Une personne peut également avoir un ensemble de moyens par lequel elle peut être
  52  jointe (téléphone fixe, téléphone céllulaire, fax, ...)
  53  
  54  Une personne peut enfin avoir un nombre quelconque de compétences qu'il est
  55  intéressant de connaître pour mieux cerner sa participation dans la vie
  56  de l'association.
  57  
  58  Une personne possède un statut au sein de l'association (adhérent, bénévole, salarié,
  59  permanent, ...).
  60  - Un membre est une personne ayant au moins une adhésion
  61  - Un bénévole est une personne participant aux activités de l'association sans avoir d'adhésion
  62  - Un salarié est une personne employée par l'association
  63  
  64  Tous ces éléments doivent être gérés par l'application en tant que "Gestion
  65  des personnes".
  66  
  67  3.2 Gestion des adhésions
  68  ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
  69  
  70  Une adhésion est l'inscription d'une personne à une activité (ou un groupe
  71  nommé d'activité) pour un exercice donné.
  72  
  73  Une adhésion est définie par :
  74  
  75  - La personne qui l'a souscrite
  76  - La date a laquelle elle a commencé
  77  - La durée ou sa période de validité
  78  - Le montant de la cotisation que la personne doit payer pour obtenir cette adhésion
  79  - Un numero qui identifie cette adhésion
  80  
  81  Une personne peut avoir plusieurs adhésions. Elle peut adhérer à plusieurs
  82  activités qui ne sont pas groupées et/ou elle peut adherer sur plusieurs
  83  périodes. Dans tous les cas, elle ne jouira pleinement de son adhésion que
  84  si elle est à jour du paiement de la cotisation. Le paiement de cette cotisation
  85  se fait sous la forme d'un ou plusieurs réglements (cf Comptabilité).
  86  
  87  Comme il arrive que le renouvellement d'une adhésion se fasse de manière
  88  tardive, il faut prevoir une période de battement (configurable) entre le
  89  dépassement de la date de fin d'adhésion et la radiation du membre de la
  90  liste des adhérents. [1]_
  91  
  92  Tous ces éléments doivent être gérés par l'application en tant que "Gestion
  93  des adhésions".
  94  
  95  .. [1] Comme défini lors de la réunion du 07/11/2002
  96  
  97  3.3 Gestion des tarifs
  98  ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
  99  
 100  Pour toute adhésion, correspond un montant de cotisation. Ce montant est pris
 101  dans une grille qui donne toutes les valeurs possibles.
 102  
 103  Pour mettre en place tous les cas possibles de tarifs des cotisations, il
 104  faut créer une grille prenant en compte un nombre quelconque de paramêtres.
 105  
 106  Les tarifs ne sont valables que pour un exercice, mais les anciennes valeurs
 107  doivent être conservées (historisation).
 108  
 109  Tous ces éléments doivent être gérés par l'application en tant que "Gestion
 110  des tarifs"
 111  
 112  3.4 Gestion des activités
 113  ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
 114  
 115  Une association propose un ensemble d'activités. Celles-ci sont définies par
 116  un libéllé et éventuellement une description détaillée. Certaines
 117  associations ayant beaucoup d'activités ou voulant les détailler précisement,
 118  il faut pouvoir créer des familles/groupes d'activités (qui servent surtout
 119  pour l'ergonomie et le classement)
 120  
 121  Le lien entre un membre et une activité à laquelle il participe, est appelé
 122  une participation. Cette participation est realisée dans le cadre d'une
 123  adhésion ou d'un bénévolat.
 124  
 125  Toute activité est liée à une classe d'activité. Cette dernière précise le
 126  type d'adhésion auquel le membre doit être lié pour pouvoir participer à
 127  l'activité.
 128  
 129  Tous ces éléments doivent être gérés par l'application en tant que "Gestion
 130  des activitees".
 131  
 132  3.5 Bureau
 133  ^^^^^^^^^^
 134  
 135  D'après la loi 1901, trois représentants doivent être élus: le président,
 136  le secrétaire et le trésorier. En général, on regroupe ces trois postes sous
 137  le nom de "Bureau". Les membres du bureau y sont normalement pour un exercice,
 138  il peut toutefois y avoir des départs prématurés (démission, renvoi, ...) ou
 139  des nouveaux arrivants (remplacement d'un démissionnaire par exemple après une AG
 140  extraordinaire).
 141  
 142  Il faut conserver une trace des membres constituants le bureau sur chaque
 143  exercice (historisation).
 144  
 145  Tous ces éléments doivent être gérés par l'application en tant que "Gestion
 146  du bureau".
 147  
 148  3.6 Commissions
 149  ^^^^^^^^^^^^^^^
 150  
 151  Une commission est un groupe de membres constitué pour une tâche, une action
 152  ou un besoin donné. Celle-ci existe pendant l'exercice pour lequel elle est
 153  créée ou une période plus petite s'il s'agit d'un besoin ponctuel.
 154  
 155  Cette fonctionalité n'étant pas utile pour toutes les associations, elle
 156  doit pouvoir être désactivée (en se réservant la possibilitée de la rendre
 157  active par la suite).
 158  
 159  Tous ces éléments doivent être gérés par l'application en tant que "Gestion
 160  des commissions".
 161  
 162  3.7 Objets
 163  ^^^^^^^^^^
 164  
 165  Les membres peuvent posséder des biens matériels qui sont utilisés dans le
 166  cadre du fonctionnement de l'association (l'association elle-même étant
 167  considéré comme un membre). Il faut que ceux-ci soient connus.
 168  
 169  Un objet peut intervenir au cours de la participation à une activité, il
 170  faut donc pouvoir déterminer son utilisation.
 171  
 172  L'utilisation des objets n'est pas une nécessitée pour toutes les associations,
 173  il faut donc pouvoir la désactiver.
 174  
 175  Tous ces éléments doivent être gérés par l'application en tant que "Gestion
 176  des objets".
 177  
 178  3.8 Comptabilité
 179  ^^^^^^^^^^^^^^^^
 180  
 181  La gestion financière est un besoin pour la plupart des associations. Il faut
 182  donc fournir une interface minimum pour l'enregistrement des écritures. Les
 183  informations qui doivent obligatoirement apparaître sont: la date, le libélé
 184  du mouvement, le crédit ou le débit.
 185  
 186  Le réglement de la cotisation par un membre doit être géré dans ce module,
 187  qui doit supporter :
 188  
 189  - le paiement en plusieurs fois (chèque, liquide, prélèvement), y compris 
 190    pour plusieurs cotisations differentes
 191  - le pointage des réglements et prélèvements [2_]
 192  
 193  Cette partie doit être bien distincte du reste de l'application pour pouvoir
 194  évoluer vers une comptabilité plus complète dans une future version.
 195  
 196  Tous ces éléments doivent être gérés par l'application en tant que
 197  "Comptabilite simple".
 198  
 199  .. [2] Pour l'Atelier, il y a besoin de gérer des prélèvements bancaires et 
 200         donc la génération de fichiers pour l'application de transfert.
 201  
 202  3.9 Rapports et statistiques
 203  ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
 204  
 205  Un module de statistiques doit fournir une interface pour l'extraction de
 206  tout types de données présentes dans l'application. Certaines requêtes sont
 207  proposées nativement (cf Annexe 1), mais il doit être possible d'en créer de
 208  nouvelles.
 209  
 210  En utilisant les données extraites, il doit être possible de créer des
 211  rapports.
 212  
 213  D'autres éditions possibles sont :
 214  
 215  - Liste des adhérents complète, à jour de cotisation, ...
 216  - Fiche d'un adérent
 217  - Cartes (à l'unité ou par planche)
 218  
 219  Tous ces éléments doivent être gérés par l'application en tant que
 220  "Rapports et statistiques".
 221  
 222  3.10 Historisation et sauvegardes
 223  ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
 224  
 225  Un module de sauvegarde doit permettre d'extraire la totalité des informations
 226  présentes dans l'application dans un format de données standard (XML). Une
 227  fonction de restauration doit permettre de replacer dans l'application ce qui
 228  a été sauvegardé.
 229  
 230  Certaines données ne sont utilisées que lors d'un exercice. Ces données
 231  doivent pouvoir être sauvegardées ou extraites de l'application et
 232  enregistrées dans un format standard (XML).
 233  
 234  Tous ces éléments doivent être gérés par l'application en tant que
 235  "Historique et sauvegardes".
 236  
 237  ----------
 238  4. Annexes
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 240  
 241  4.1 Eléments statistiques
 242  ^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^^
 243  
 244  Plusieurs informations statistiques sont demandées par tout type d'association
 245  et peuvent donc être disponibles en standard :
 246  
 247  - Nombre d'adhésion par membre
 248  - Nombre d'adhérents par exercice, répartition homme/femme
 249  - Répartition des types d'adhésions
 250  - Nombre de participants par activité